ส่วนประกอบของจดหมายสมัครงาน(Part of application letter)

 นิยามของจดหมายสมัครงาน 

          จดหมายสมัครงาน คือ การเขียนประเภทหนึ่ง ที่มีวัตถุประสงค์ที่จะสมัคร งานในตำแหน่งที่บริษัทต้องการ และต้องการที่จะขอรับการสัมภาษณ์ เพื่อการบรรจุเข้า ทำงาน และเป็นการเขียนที่มีการวางรูปแบบเช่นเดียวกับการเขียนจดหมายธุรกิจทั่วไป

          ภาษาที่ใช้เขียนในจดหมายสมัครงานควรเป็นภาษาที่อ่านเข้าใจง่ายไม่มีสำนวนที่ สวิงสวายหรือมีความหมายที่วกวน นอกจากนี้ภาษาเขียนนั้นจะต้องชัดเจนและรวบรัดได้ ใจความว่าผู้เขียนต้องการอะไร และสามารถบรรจุอยู่บนกระดาษเพียง 1 หน้าได้

  
ส่วนประกอบของจดหมายสมัครงาน 
          จดหมายสมัครงาน (job application letter) ในบางครั้งอาจเรียกกันใหม่ว่า “จดหมายปะหน้า“ (cover letter) ที่ใช้แนบไปพร้อมกับในประวัติย่อที่เราจะส่งไปตาม บริษัท หรือ องค์กรต่าง ๆ เพื่อสมัครงาน อย่างไรก็ตามไม่ว่าจะมีชื่อเรียกว่าอย่างไร ก็ต้อง ประกอบไปด้วยส่วนต่าง ๆ ต่อไปนี้

ที่อยู่ของผู้เขียน
          ผู้สมัครจะต้องพิมพ์ที่อยู่ของตนลง ในจดหมายสมัครงานทุกครั้ง โดยให้พิมพ์ จดหมายสมัครงานบนกระดาษปอนด์สีขาวขนาด A-4 และพิมพ์ที่อยู่ที่ต้องการให้เขา ติดต่อกลับมาเช่นเดียวกับนักศึกษาที่เพิ่งสำเร็จการศึกษาหรือผู้ที่ยังไม่มีงานทำไว้ด้านบน มุมขวาของจดหมาย ที่อยู่ของผู้สทัครจะต้องมีบ้านเลขที่ ถนน/ซอย ชื่อตำบลหรืออำเภอ ชื่อจังหวัด และรหัสไปรษณีย์เสมอ แต่ถ้าเป็นการสมัครงานในต่างประเทศ ผู้สมัครจะต้องเขียนชื่อ ประเทศลงไปด้วย 

          การเขียนนั้นมักไม่เกิน 3 บรรทัด โดยชื่อเฉพาะนั้น จะต้องขึ้นต้นดวยตัวใหญ่เสมอ

บรรทัดที่ 1 บ้านเลขที่, หมู่ที่, ถนน     117/6A Panjit Building, Sukhumvit 55

บรรทัดที่ 2 ตำบล/แขวง, อำเภอ         Klongton-Nua, Wattana

บรรทัดที่ 3 จังหวัด, รหัสไปรษณีย์       Bangkok. 10110

วันเดือนปีที่เขียนจดหมาย

          เมื่อใดที่เราจะเขียนจดหมายไม่ว่าจดหมายธุรกิจ (business letter) หรือจดหมาย ส่วนตัว (personal letter) เราก็จะต้องเขียนวัน-เดือน-ปีทุกครั้ง ในจดหมายสมัครงานก็ เช่นเดียวกัน ผู้สมัครจะละเลยส่วนนี้ไปไม่ได้

          เราสามารถเขียนได้ 2 แบบ ขึ้นอยู่กับความถนัดของผู้เขียน คือ

แบบที่ 1   May 15, 2011

แบบที่ 2   15 May, 2011

ที่อยู่ผู้รับ

          การเขียนที่อยู่ผู้รับจะขึ้นอยู่กับข้อมูลที่เรามี บางบริษัทให้ทั้งชื่อและที่อยู่ผู้รับ แต่บางบริษัทก็ให้ติดต่อกับแผนกที่เกี่ยวข้องโดยไม่มีชื่อบุคคล

- การเขียนถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งในบริษัท เช่น

Mr. Resume

Aloha (Thailand) Co., Ltd.

27/19 Sukhumvit 96

Wattana Bangkok 10110 

- การเขียนถึงหน่วยงาน, บริษัท เช่น

Aloha (Thailand) Co., Ltd.

27/19 Sukhumvit 96

Wattana Bangkok 10110 

คำขึ้นต้นจดหมาย

เขียนถึงบริษัท/หน่วยงาน     Dear Sirs/Gentlemen:

เขียนถึงบุคคลเดียวผู้หญิง     Dear Miss Bee,

เขียนถึงบุคคลเดียวผู้ชาย      Dear Mr.Brown,
          การใช้เครื่องหมาย Colon (:) จะใช้ในกรณีที่เราไม่รู้ชื่อ-นามสกุลของผู้รับ แต่หาก รู้จักชื่อ-นามสกุลของผู้รับ เราจะใช้เครื่องหมาย Comma (,) ตามหลังชื่อ 

เนื้อความในจดหมาย

ส่วนที่ 1 เป็นการบอกแหล่งที่มาของข้อมูล

ตัวอย่าง

                I found your advertisement in web site WWW.JOBBEES.COM on May 2, 2011 for the position of a sales and marketing. I should be most grateful if you would kindly consider me for the post. My name is Poramate Wattanakulchai, I graduated in business administration from Thamasat university in February 2001. My major is marketing since this is the field in which I would like to specialize.

ส่วนที่ 2 เป็นการบอกประวัติส่วนตัวโดยย่อ

ตัวอย่าง 

                My name is Poramate Wattanakulchai. I am graduated from Thamasat University in March 1997 and hold a Bachelors degree from the faculty of business administration, which major in marketing.  The attached resume will enable you to investigate my working experience, training program and customer service oriented that I had in the past. Besides, my selling and marketing experiences are also included.

                My marketing experience has provided me with the opportunity to develop my skill as a problem solver and negotiator. To be an energetic, responsible, analytical and honest person, I feel that I would be a qualified candidate to work for your company. I am confident that I will be able to perform my duties to your satisfaction.

ส่วนที่ 3 เป็นการเขียนเพื่อให้ทางบริษัทติดต่อกลับ และขอเข้าสัมภาษณ์

ตัวอย่าง

                I shall be able to call for an interview at your convenience. If you need any additional information, please do not hesitate to call me at 712-7047. Enclosed you will find my detailed resume, a degree certificate and two photographs.

คำลงท้ายจดหมาย 

          คำลงท้ายจดหมายจะเป็นสำนวนใดขึ้นอยู่กับโอกาสที่ใช้ ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ ส่งกับผู้รับ การเขียนจดหมายที่เป็นทางการ (formal) แต่ลงท้ายจดหมายด้วนสำนวนที่ เป็นกันเอง (informal) อาจถือเป็นการไม่เหมาะสมและถูกต้อง

ในการเขียนจดหมายสมัครงาน คำขึ้นต้นจดหมาย สำนวนภาษาในเนื้อหาของ จดหมาย และคำลงท้ายต้องมีความสัมพันธ์กัน กล่าวคือ ต้องเขียนด้วยแบบที่เป็นทางการ หรือแบบเดียวกันตั้งแต่ต้นจนจบ

คำลงท้ายจดหมายแบ่งออกเป็น 4 กลุ่ม ดังต่อไปนี้

1.  กลุ่มที่นิยมใช้กันทั่วไป (standard close) จะใช้กับบุคคลแปลกหน้า หรือบุคคลที่เราไม่คุ้นเคย เช่น

Yours sincerely,

Sincerely yours,

Sincerely,

   

2. กลุ่มที่เป็นทางการ (formal close) จะใช้กับบุคคลที่เราไม่รู้จักมาก่อน เช่น

Yours very truly,

Very truly yours,

Yours truly,

3. กลุ่มที่เป็นทางการมาก (proper close) จะใช้กับบุคคลที่มีเกียรติหรือบุคคลที่เราเคารพนับถืออย่างสูง เช่น

Yours respectfully,

Respectfully yours,

Respectfully,

4. กลุ่มที่เป็นกันเอง (informal close) จะใช้กับบุคคลที่รู้จักกันเป็นอย่างดี หรือผู้ที่สนิทสนมคุ้นเคยเช่น

Yours cordially,

Cordially yours,

Cordially,

 

ลายเซ็น  

          ในบรรทัดถัดจากคำลงท้ายจดหมายจะเป็นช่องว่างที่เว้นไว้ประมาณ 2 ช่อง บรรทัดเพื่อให้ผู้สมัครได้เซ็นชื่อของตน ผู้สมัครควรจะเซ็นชื่อด้วยปากกาหมึกสีดำหรือสี น้ำเงิน ทั้งนี้เพื่อความเรียบร้อยและเหมาะสม ลายเซ็นด้วยเครื่องอิเล็คทรอนิคยังไม่เป็นที่ยอมรับ

สิ่งที่แนบมาด้วย

     สิ่งที่แนบมาด้วยนั้น อาจเป็นเอกสารที่ทางบริษัทแจ้งไว้ในโฆษณา หรือเอกสารที่เราเองต้องการเสนอแก่บริษัท เพื่อประโยชน์ในการพิจารณา โดยทั่วๆไปจะเป็นเอกสารพวกรูปถ่าย ใบสมัครงาน(Resume) และเอกสารรับรองวุฒิการศึกษา เป็นต้น